Cómo enfrentar los riesgos de abastecimiento

¿De qué sirve enfocar los esfuerzos de las empresas en programas de reducción de costos si estos no van acompañados de programas eficientes de administración de riesgos, que impidan que los riesgos potenciales que se encuentran en nuestro mercado se materialicen y causen pérdidas enormes? http://bit.ly/Wg3sYG

Por: Nelson Beltrán Santander Senior manager y líder de servicios de Supply Chain de Ernst & Young Revista de Logística Edición 19  Durante muchos años los directivos de las compañías han incluido dentro de su estrategia empresarial diferentes esquemas de reducción de costos en las cuales de una u otra forma han involucrado a los departamentos de compras o abastecimiento. Hoy en día esa presión por reducir los costos aumenta con la incertidumbre del mercado, pero con ella también aumenta la posibilidad de que los riesgos existentes se materialicen. Es posible que aquellos grandes esfuerzos que durante años han llevado a cabo los ejecutivos de compras por reducir los costos de abastecimiento de las empresas, desaparezcan en un instante por una mala administración del proceso. Hoy en día las empresas se enfrentan a tremendas fuerzas externas y cambios abruptos del mercado que en algún momento por fallas en el sistema de abastecimiento o un incumplimiento de los proveedores, pueden desencadenar el cese de las operaciones.  No hace mucho tiempo una empresa colombiana debió parar su operación porque el único proveedor de su principal materia prima fue acusado de sobornos en Estados Unidos, llevados a cabo en un país africano para la extracción de la materia prima que se estaba requiriendo, por lo que suspendió sus operaciones. La empresa local no tuvo otra alternativa diferente a detener su producción mientras encontraba otro proveedor que pudiera sustituir su demanda.  También recordamos con preocupación las últimas e interminables temporadas de lluvias en el país que con frecuencia bloquearon el tránsito de vehículos de carga impidiendo tanto la recepción de materias primas a tiempo, como el despacho de los productos terminados a sus lugares de destino. Pero no solamente el invierno afectó nuestra infraestructura y dificultó el transporte, sino que además muchas industrias como la agrícola y ganadera tuvieron que tomar decisiones insospechadas para poder sacar adelante sus negocios. A pesar de ello muchas sucumbieron ante los embates de sus competidores y no tuvieron otra alternativa que salir del mercado. Lo que más preocupa de lo anterior es que la mayoría de las acciones que las empresas adelantan frente a estas situaciones son puramente reactivas. En Colombia no tenemos una cultura de gestión de riesgos de abastecimiento para prevenir problemas y pérdidas tan significativas como las que hemos tenido que vivir frente a este tipo de embates.  No obstante, nuestros directivos de compras y abastecimiento sí pueden prevenir gran parte de los efectos negativos a través de una adecuada implementación de un programa de administración de riesgos. A continuación presentamos cinco pasos que Ernst & Young recomienda a los ejecutivos de abastecimiento para una adecuada administración de riesgos frente a sus proveedores.1 Paso 1: Evaluar el ambiente de riesgo. Identificar los riesgos que tengan mayor probabilidad de ocurrencia e impacto dentro de la organización con el fin de enfocar los esfuerzos. Paso 2: Desarrollar evaluaciones periódicas de los proveedores. Incluye no solamente la revisión sistemática de los proveedores actuales, sino también un proceso permanente de identificación y calificación de los nuevos que llegan al mercado. Paso 3: Optimizar controles. Verificar que los controles establecidos para detectar situaciones potencialmente riesgosas y los controles de prevención establecidos, soporten adecuadamente la estrategia de mitigación de riesgos. Paso 4: Hacer pruebas al proceso de administración de riesgos. Las pruebas deben permitir identificar si han sido adecuadamente identificados los riesgos, que los proveedores han sido certificados y que las mejoras identificadas se implementan. Paso 5: Desarrollar sistemas de medición del desempeño. Una vez que el proceso de administración de riesgos de abastecimiento ha sido puesto en marcha, es necesario establecer un sistema de medición de indicadores que permita identificar la efectividad del sistema y tomar los correctivos del caso.  En síntesis, los directivos de nuestras empresas deben impulsar estos programas de administración de riesgos dentro de sus organizaciones, con el fin de lograr mayor competitividad y disminuir los costos de las organizaciones.  Construir una cultura de administración de riesgos no es una tarea sencilla dentro de las organizaciones, sin embargo es una responsabilidad que no da espera y que en un corto plazo da sus frutos. 1 Información extraída del documento Don´t let your supplier take you down, publicado por Ernst and Young LLP. Mayor información: www.ey.com/5.